El pago vencía a 30 días.
María lleva cuatro años como data engineer freelance. En marzo cierra un proyecto de migración para una pyme industrial: 15 días de trabajo, 6.750 € presupuestados, entrega validada por el CTO con un email de «perfecto, damos por cerrado el sprint». Llegaron los 30, luego los 60, y hoy, siete meses después, María ha cobrado 0 € y ha gastado 900 € en burofax y procurador. Su historia no es una excepción rara: el impago es el riesgo financiero número uno del trabajo independiente, y el único que puede borrar de un plumazo el margen de tres meses de trabajo bien ejecutado. Esta guía es el manual que María habría necesitado antes de firmar: cómo prevenir el impago en el contrato, cómo detectar al cliente que no va a pagar y qué ruta exacta seguir cuando ya ha pasado.
Cuánto cuesta de verdad un impago (el número que nadie calcula)
Resumen clave: El pago vencía a 30 días. Plazo de pago expreso: «pagadero a 15 días de la emisión de cada factura». En operaciones entre empresas, el pago es exigible a los 30 días desde la entrega (60 si el contrato lo pacta expresamente).
La cuenta completa de un impago tiene cuatro partidas que casi nadie suma:
- El principal: lo facturado y no cobrado (con IVA incluido, que habrás liquidado igualmente en el modelo 303 como si te lo hubieran pagado).
- El IVA adelantado: si facturaste 6.750 € con 21% de IVA, ingresaste 1.175 € a Hacienda de un dinero que no existe en tu cuenta.
- Los costes de recuperación: burofax certificado (30-60 €), abogado y procurador si el asunto pasa de 2.000 € y termina en monitorio.
- El tiempo: las 15 o 25 horas que dedicas a reclamar son horas senior a 350-450 € que nadie te devolverá.
Si quieres que la perspectiva sea todavía más cruda: ese dinero inmovilizado es el que debería estar alimentando tu colchón. En nuestra guía sobre cómo pagarte un sueldo como freelance tech explicamos por qué la separación entre cuenta empresarial y personal es la primera línea de defensa; el impago es la razón número uno por la que esa arquitectura falla.
Por qué los perfiles tech lo sufren más de lo que creen
Hay una creencia extendida entre developers y consultores: «a un perfil técnico con demanda no se le impaga». Falso. El freelance tech concentra tres factores de riesgo que otros colectivos no tienen:
- Entregas inmateriales: código, pipelines y dashboards no se pueden «recuperar» como un camión de mercancía; una vez desplegado en producción del cliente, tu palanca de presión desaparece.
- Clientes no tech: industrias tradicionales que contratan su primera migración cloud suelen tener circuitos de pago lentos y área administrativa pequeña, y tu factura de 6.750 € compite con proveedores de 20 años de relación.
- Relación directa sin intermediario: no hay plataforma que retenga el dinero (en un marketplace el importe suele estar custodiado); tú facturas, tú asumes el riesgo de crédito.
El contexto de mercado tampoco ayuda a tentarse la ropa: la demanda sigue siendo alta (solo en nuestro radar de software engineering en Madrid hay 1.155 ofertas activas, con AWS presente en el 18,9% de los anuncios), y esa liquidez del mercado invita a aceptar clientes con diligencia previa cero. La regla que sobrevive a cualquier ciclo: cuanta más demanda hay para tu perfil, menos motivos tienes para aceptar condiciones de pago de segunda división.
Prevención en el contrato: las cinco cláusulas que evitan la mayoría de los impagos
El 90% de las recuperaciones difíciles que hemos visto nacen de contratos que no tenían una de estas cinco líneas. Si tu plantilla no las incluye, añádelas antes de la próxima firma (y si aún no tienes plantilla, empieza por nuestra guía de contratos freelance tech con NDA y cláusulas):
- Anticipo del 30-50%: antes de escribir la primera línea. Un cliente que negocia duro el precio y acepta el anticipo sin pestañear es solvente; uno que regatea el anticipo te está contando cómo pagará el resto.
- Pagos por hitos, no por entrega final: divide el proyecto en bloques de 10-15 días facturables. El impago máximo posible queda acotado al último hito.
- Plazo de pago expreso: «pagadero a 15 días de la emisión de cada factura». Sin plazo escrito, la ley aplica los 30 días de referencia, pero te obliga a discutirlo; con plazo escrito, la mora empieza a correr sola.
- Liquidación por mora con intereses y 40 €: recuerda en el propio contrato que el retraso devengará el interés legal de demora más los 40 € de gastos de cobro que la ley te reconoce. No es hostilidad: es recordarle al cliente que la ley ya cubre el escenario.
- Propiedad y licencia condicionadas al pago: la cesión de derechos sobre el código o la licencia de uso se perfecciona con el pago completo. Es tu única palanca real sobre un entregable inmaterial, y en tech funciona.
La diligencia previa de diez minutos que casi nadie hace
Antes de firmar con una pyme desconocida: mira sus cuentas en el Registro Mercantil (2-4 € el depósito digital), comprueba si tiene incidencias de impago publicadas y verifica quién firma (¿es administrador único? ¿puede obligar a la sociedad?). Si el contrato lo firma un «director de innovación» sin poder de representación, tu cobro depende de la voluntad del departamento financiero, no de una obligación exigible. Diez minutos que deciden si tu factura entra por la vía rápida o por la vía del monitorio.
Señales de alerta de un cliente que probablemente no pagará
Los clientes morosos emiten señales antes del primer impago. Las más fiables, por frecuencia:
- Pago del anticipo con retraso y excusas: si ya te cuesta cobrar el 30% inicial, el 70% final será una batalla.
- Cambios de interlocutor constantes: el CTO que te contrató desaparece, nadie valida las entregas y cada factura queda huérfana.
- Presión de plazo sin contrapartida: «lo necesitamos para el viernes» sin aceptar horas extra facturables es un cliente que valora tu trabajo en cero.
- Peticiones de factura sin IVA o a nombre de otra sociedad: ingeniería fiscal improvisada a tu costa; el destinatario de tu factura no es quien contrató.
- Referencias borradas: te dijeron que trabajabais para un cliente final y al pedir el contacto te lo quitan del medio.
Qué hacer cuando el cliente no paga: la ruta de recuperación en cinco pasos
Cuando el plazo vence, el error más común es el silencio por educación. Cada semana de espera juega contra ti. La secuencia con la mejor relación coste-eficacia:
- Semana 1 de retraso, recordatorio firme: email corto con la factura adjunta, fecha de vencimiento y petición de fecha de pago concreta. Sin enfado, sin pedir disculpas.
- Semana 2, reclamación con intereses: email formal activando el interés de demora (tipo BCE más 8 puntos) y los 40 € de gastos de cobro, con nueva fecha límite de 7 días. Aquí muchos impagos se resuelven: el cliente entiende que conoces la ley.
- Semana 3-4, burofax fehaciente: reclamación certificada con acuse de recibo y certificación de texto. Es tu prueba documental si el asunto acaba en juzgado, y el gesto de 40 € que cambia la seriedad percibida de tu reclamación.
- Mes 2, juicio monitorio: con el burofax, las facturas y las validaciones de entrega, pides el monitorio. Es un proceso ágil para deudas dinerarias líquidas: el juez requiere al deudor para que pague o se oponga en 20 días. Para importes superiores a 2.000 € necesitarás abogado y procurador.
- Si no se opone, despacho de ejecución: el título te permite embargar cuentas del cliente. La mayoría de pymes serias paga o negocia antes de llegar aquí; las que no, ya estaban en zona técnica de concurso.
¿Cliente en la Unión Europea? El proceso monitorio europeo agiliza el reconocimiento transfronterizo con formularios estandarizados. ¿Cliente en Reino Unido, EEUU o Latinoamérica? El coste de recuperación se multiplica y conviene valorar agresividad: ahí el anticipo del 50% no es negociable, es tu único seguro.
Y mientras tanto, la fiscalidad del impago
Una deuda incobrable no es dinero perdido solo de tu cuenta corriente: también distorsiona tu IRPF. La provisión por insolvencias te permite deducir la deuda en determinadas condiciones (reclamación judicial o administrativa fehaciente, y deudor declarado en concurso, entre otros supuestos del artículo 13 de la Ley del IRPF, con el límite de 6.500 € el primer año para deudores que no sean entidades vinculadas). Traducción práctica: el burofax y el monitorio no son solo presión, también abren la puerta a que la pérdida deje de ser tu problema fiscal. Coméntalo con tu asesor en el trimestre en que la deuda cumple los requisitos, no dos años después.
Qué no hacer nunca ante un impago
- No dejes el trabajo «de rehén» sin contrato que lo respalde: bloquear accesos o retardar entregas sin una cláusula de suspensión por incumplimiento de pago puede convertirte en el responsable de daños. Si quieres esa palanca, contrátala por escrito (suspensión de prestación tras X días de impago), no la improvises.
- No sigas trabajando para el moroso: el cliente que te debe 6.000 € y te pide «una cosa más» está financiándose contigo. Nuevo trabajo, solo con la deuda saldada.
- No amenaces con publicar la deuda: nombrar públicamente al deudor puede cruzar a delito de injurias y te resta la posición jurídica ganada. La presión útil es legal, documentada y escalonada.
- No dejes pasar los plazos: la deuda dineraria prescribe a los 5 años, pero la fuerza de tu monitorio está en los primeros 90 días, cuando la relación y las pruebas están calientes.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días de retraso necesita una factura para ser legalmente morosa?
En operaciones entre empresas, el pago es exigible a los 30 días desde la entrega (60 si el contrato lo pacta expresamente). Superado el plazo, la factura es morosa automáticamente, sin necesidad de requerimiento previo, y empiezan a correr los intereses de demora.
¿Qué intereses puedo reclamar a un cliente moroso?
El interés de demora que fija la Ley Antimorosidad: el tipo de interés del Banco Central Europeo aplicable a su operación principal más 8 puntos porcentuales, publicado semestralmente en el BOE. Además, puedes exigir 40 € en concepto de gastos de cobro por cada factura vencida, sin necesidad de justificarlos.
¿Merece la pena un juicio monitorio por 3.000 €?
Sí, con documentación sólida (contrato, facturas, validaciones de entrega y burofax). El monitorio está diseñado para deudas líquidas y documentadas, y gran parte se resuelve con el pago del deudor al recibir el requerimiento judicial. Valora los costes: para importes menores de 2.000 € no necesitas abogado ni procurador.
¿Puedo deducirme en el IRPF una deuda que no he cobrado?
En determinados casos sí, mediante provisión por insolvencias: exige haber reclamado judicial o administrativamente la deuda (o que el cliente esté declarado en concurso) y respeta los límites anuales. Es una de las razones por las que documentar la reclamación temprana también tiene valor fiscal.
¿Un anticipo del 50% es habitual en proyectos freelance tech?
En proyectos de menos de un mes, sí; el estándar se mueve entre el 30 y el 50%. Para proyectos largos, la alternativa son hitos quincenales o mensuales con factura independiente. El objetivo es el mismo: que el impago máximo posible nunca supere el último hito.
¿Qué hago si el cliente responde con un concurso de acreedores?
Comunica tu crédito en el procedimiento dentro del plazo (reconocimiento de créditos) y guarda toda la documentación de la relación. En concursos, la recuperación suele ser parcial, pero comunicar tarde o mal puede costarte incluso eso. La provisión por insolvencias suele ser aplicable en este supuesto.
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